Управление закупками в металлоторговле

Oрганизация документооборота в компании

Система документооборота способна на порядок улучшить процесс заключения и исполнения договоров поставки, сделать его простым и понятным для всех участников процесса закупок. В средней по размерам компании, которая связана с закупками товаров, систему документооборота можно условно разделить на несколько этапов:

• I. Поиск поставщика и сбор информации о нем
  • Отдел снабжения определяет потребность компании в закупках определенных товаров на обозначенный период по:
    • их основным ассортиментным группам;
    • объемам необходимых закупок.
  • Полученные данные согласовываются с финансовой службой или высшим руководством компании.
  • Под установленную потребность отдел снабжения определяет перспективных поставщиков путем:
    • конкурсного отбора;
    • проведения тендерных закупок;
    • сравнения ценовых предложений.
  • Компания-поставщик, признанная оптимальным вариантом, надлежащим образом проверяется. Как правило, проверку осуществляет юридическая служба, запрашивающая:
    • учредительные документы (устав, учредительный договор);
    • сведения о месторасположении офиса;
    • данные о том, в каком банке обслуживается фирма-поставщик;
    • финансовую отчетность поставщика;
    • сведения о коммерческой репутации проверяемой компании.
      (Примечание: данный перечень является приблизительным и может корректироваться).
• II. Составление и юридическая оценка проекта договора поставки
  Ответственность за составление договора и контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на финансовую и юридическую службы.
  Финансовая служба уточняет наиболее существенные моменты в сделке, к которым относятся:
  • условия оплаты;
  • ответственность сторон;
  • сроки действия договора;
  • сроки выполнения обязательств.
  Юридическая служба
  
  • разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных, представленных отделом снабжения;
  • составляет индивидуальные договора поставки;
  • проверяет полномочия лиц, подписывающих договор, и связанные с этим документы.
• III. Заключение договора и последующий контроль его исполнения
  Отдел снабжения оформляет проект договора (в соответствии с типовым проектом, принятым в компании) и представляет его в финансовую службу, которая, согласовав все существенные условия, визирует его и направляет на согласование в юридическую службу. В зависимости от того, что выступает предметом договора поставки, в его согласовании и последующем подписании могут принимать участие различные службы (см. приложение 1).

Все ответственные лица, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования. При несогласии с проектом договора они должны написать мотивированное заключение в листе или оформить его отдельным документом. Сам лист согласования договора обязательно должен отражать определенные моменты (см. приложение 2).

В нашем примере рассмотрен лист согласования для крупной компании, имеющей в своем штате множество самостоятельных подразделений с различными функциями. Для небольших компаний согласование проекта договора можно упростить, ограничившись несколькими отделами или службами, без участия которых согласовать договор не удастся. Для того, чтобы согласование и подписание договора не превратилось в череду «бюрократических проволочек», а сам процесс согласования не растянулся во времени, следует четко регламентировать процесс согласования всеми ответственными лицами.

Как видим, процесс согласования договора (даже в крупной компании) можно сократить до необходимого минимума, четко выстроив регламент. При этом, на случай предупреждения возможного сбоя (например – заболел ответственный сотрудник и в его отсутствие договора не рассматривались) следует предусмотреть взаимозаменяемость сотрудников, предварительно проинформировав об этом всех участников процесса. Прописав все возможные нюансы, вы быстро убедитесь в том, насколько упростилась и стала понятной для всех работа с договорами.
После правовой оценки договор оформляется в двух идентичных экземплярах и подписывается руководителем компании. К сожалению, встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, изменив, тем самым, существенные условия договора. Избежать подобной неприятности можно двумя путями:

• подписав каждую страницу договора уполномоченным лицом;
• прошив договор, указав количество прошитых, пронумерованных листов и скрепив эти сведения печатями и подписями обеих сторон.
  Помните: Оттиск печати (в месте прошивки) должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью «__» листов». Только такое расположение оттиска печати в большинстве случаев поможет избежать подделки документов.

Подписывать договор могут лишь лица, занимающие соответствующую должность или получившие доверенность. При этом важно помнить, что первое лицо компании не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки. Например, устав компании может предусматривать особый порядок совершения крупных сделок, сумма которых превышает 10 % активов компании: к примеру, они должны  быть одобрены общим собранием участников (акционеров). В этом случае договор, подписанный лишь первым лицом компании, может быть оспорен и признан недействительным.

Если лицо подписывает договор на основании доверенности, необходимо обратить внимание, на какой срок она выдавалась и какие  полномочия определены доверителем. В зависимости от содержания полномочий, указанных в доверенности, различают:

• общую (генеральную) доверенность
  уполномочивает представителя на совершение широкого круга сделок и связанных с ним юридических действий от имени представляемого;
• специальная доверенность
  предоставляет полномочия на осуществление юридических действий или сделок определенного типа (например, только договоров купли-продажи);
• разовая доверенность
  выдается представителю для совершения одной сделки. Например, для подписания конкретного договора. При этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко озвучен предмет договора, а также – сумма, на которую он заключается.

Знакомясь с содержанием доверенности, помните, что сам факт наличия ее у лица, подписывающего договор, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Следует помнить, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу до момента ее прекращения. Роль доверенности, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна (ч. 3 ст. 247 ГК). Доверенность, выданная от имени юридического лица должна иметь обязательную письменную форму, скрепляется печатью и выдается органом или иным лицом, уполномоченным на это ее учредительными документами (ст. 246 ГК).

В процессе исполнения договора ведущая роль, как и ранее, отводится отделу снабжения. Именно он:

• контролирует исполнение поставщиком его обязательств согласно всем договорным положениям;
• своевременно получает установленные договором поставки и принимает соответствующие действующему законодательству меры по предотвращению или минимизации потерь по сделке;
• организует (совместно со складом) погрузку, доставку и разгрузку товаров
• контролирует своевременность, надлежащее качество и количество поставок товара;
• направляет в юридический отдел запросы для реагирования в случае нарушения условий контракта.

Ответственность за расчеты с поставщиками возлагается на финансовую службу (или бухгалтерию). Она же контролирует правильность и своевременность оплат поставщикам и оформляет все необходимые первичные документы.

В заключение скажем, что хотя предложенный нами вариант документооборота является весьма условным и требует доработки на уровне конкретной организации (исходя из ее специфики и функций ответственных за поставку служб), но даже неадаптированный вариант гарантированно поможет вам упорядочить процесс закупок в вашей компании и избежать большинства возможных финансовых потерь при работе с вашими поставщиками.

Дмитрий Ткалич