Сокращение затрат в компании: выгоды и риски

Любой бизнес должен быть эффективным. В теории этот тезис звучит просто. На практике же эффективное управление бизнесом сталкивается с рядом ограничений со стороны потребительского спроса, конкуренции, затрат по основной деятельности. Как показывает опыт, все затраты компании могут как приносить ей желаемый результат, так и, наоборот, прибавлять проблем. Выявление сверхнормативных затрат или неэффективного использования средств должно осуществляться грамотно, ведь в противном случае компания рискует потерять контроль над тратами. Негативный эффект от ошибочного сокращения затрат способно если не остановить бизнес, то уж точно снизить его эффективность.

Оптимизация затрат в компании, как правило, происходит сложно. Иногда это болезненно отражается на всем трудовом коллективе компании (например, при сокращении заработных плат), но разумно уменьшать затраты в период кризиса необходимо. Ниже мы попробуем выделить основные тезисы, на которых должна строиться стратегия компании по сокращению затрат.

• 1. Для того чтобы сокращать расходы, необходимо сначала их учитывать. Только полный учет затрат позволяет сделать правильные выводы о том, в каких подразделениях происходит рост расходов, каков основной характер затрат, где jyb используются неэффективно и т. д.
• 2. Сокращение расходов необходимо начинать вовсе не с заработной платы или затрат на hr-менеджмент. Все траты компании должны оцениваться с позиции эффективности и производительности, они обязаны повышать продуктивность и результаты деятельности организации (средства, затраченные на результативные проекты, приведут к росту продаж и т. п.). Поэтому сосредоточьтесь на такой оптимизации затрат, которая принесет вам дополнительную прибыль, позволит снизить стоимость товара или повысить его качество.
• 3. Работа над сокращением неэффективных затрат должна проводится постоянно. Только в этом случае вы можете рассчитывать на долговременный эффект от сокращения расходов. К тому же, сократив затраты до оптимального уровня еще в докризисный период, вы уже не будете ломать голову над этим вопросом в критические моменты.

В вопросе сокращения затрат компании практически всегда присутствует психологический момент негативного отношения ее сотрудников к оптимизации подобного рода. Причин здесь может быть несколько: от нежелания потерять существующие привилегии (например, оплаченную мобильную связь, питание и т. п.) до страха того, что компания закроется (в случае нерентабельной деятельности или высокой конкуренции на рынке). Повысить лояльность сотрудников к предстоящим изменениям в компании поможет разъяснительная работа. Попытайтесь склонить сотрудников на вашу сторону, убедив их в необходимости сокращения затрат. Как показывает опыт, такой подход всегда воспринимается положительно. Конечно, стопроцентно склонить на свою сторону весь коллектив вам вряд ли удастся (в любом коллективе, как правило, встречаются недовольные или «бунтари»), но заручиться поддержкой большинства вы вполне сможете.

С каких же затрат стоит начать сокращение в первую очередь? Однозначно ответить на этот вопрос сложно. Конечно, в структуре расходов любых металлоторговых компаний преобладают издержки на хранение и сбыт продукции, транспортные траты и заработную плату сотрудников. Но все эти компании отличаются друг от друга как организацией управления, так и масштабами своей деятельности. По этой причине прописать единый универсальный механизм сокращения затрат невозможно. Тем не менее мы постараемся выделить наиболее приоритетные аспекты, на которых необходимо сосредоточиться в первую очередь. Для этого рассмотрим условный пример отчета по затратам в компании.

Табл. 1. Пример аналитики затрат в компании

Из приведенной таблицы мы видим, что наибольший вес в структуре затрат компании занимает заработная плата сотрудников. В реальности это приводит к тому, что менеджеры компании впадают в искушение начать оптимизацию затрат со снижения  заработной платы. При этом, как правило, ими преследуется одна цель — уменьшить расходы в краткосрочной перспективе, обычно от одного до шести месяцев. К сожалению, долгосрочные последствия подобных решений в большинстве случаев не анализируются, руководители «забывают», сколько было вложено сил и ресурсов в поиск, наем, ориентацию, адаптацию и обучение персонала. Кроме этого, сокращение расходов на персонал является весьма «скользким моментом» в том плане, что это часто приводит к неожиданным (для руководителя) отрицательным последствиям. Согласитесь, что, если побочным результатом подобной «бережливости» станет снижение производительности труда или уход лучших сотрудников, то компания вряд ли окажется в выигрыше. Весьма сомнительными в плане экономической эффективности являются и другие методы, довольно часто использующиеся руководителями компаний для сокращения затрат:

• принуждение работников к увольнению по собственному желанию;
• принуждение работников к отпуску за собственный счет.

Как показывает практика, подобные методы сокращения расходов нельзя считать эффективными, так как от них не только заметно страдает имидж компании, но и ухудшается психологический климат в трудовом коллективе.

Наибольшую результативность на практике демонстрируют следующие методы:

• Отказ от услуг внештатных сотрудников
• Сокращение малоэффективных сотрудников
  (процедуры выявления неэффективных сотрудников и способы их сокращения не предлагаются к рассмотрению в рамках данной статьи, так как эта тема заслуживает отдельного рассмотрения).
• Использование средств повышения продуктивности труда в компании
  В большинстве случаев продуктивность труда повышается путем внедрения процессного управления. Но не стоит пренебрегать и простыми средствами автоматизации на разных уровнях управления компании. Например, круглосуточную охрану склада можно заменить опломбированием склада и установкой систем безопасности (видеонаблюдение, «тревожная кнопка», датчики движения).
• Выведение на аутсорсинг некоторых функций в компании
  Таковыми могут считаться непрофильные виды деятельности, которые нужны компании в ограниченных объемах, но на систематической основе. Например, для обеспечения функций охраны труда компании не обязательно содержать в штате инженера, можно воспользоваться услугами специализированных организаций, предоставляющих подобные услуги.

Добавим, что разумное сокращение затрат в фирме не должно ограничиваться только пересмотром фонда оплаты труда. Хотя данная статья затрат и наиболее существенна, не лишним будет заняться и другими «дырами», через которые из компании может вытекать прибыль. Возьмем, к примеру, затраты на рекламу. При оценке расходов на рекламу важно руководствоваться упомянутым выше критерием эффективности. Стоит задаться вопросом, насколько эффективными являются ваши рекламные мероприятия? Наиболее просто это можно увидеть через рассмотрение роста объемов продаж. Если повышение издержек на рекламу действительно увеличивает объемы продаж, то рекламные компании стоит продолжать. Но при этом постарайтесь разобраться, какие направления для вас наиболее эффективны, что дает наибольшую отдачу (реклама в печатных изданиях, биг-борды или раздача рекламных листовок)? Конечная цель такого анализа — не только отказ от малоэффективных видов рекламы, но и выявление новых, перспективных для компании видов пиара.

Немалую пользу вашей компании может принести и оптимизация занимаемых ею площадей (например, когда размеры арендуемых помещений превышают реальные потребности). Возможным выходом в данном случае может быть пересмотр условий аренды или перемещение рабочей деятельности на меньшие площади (если это возможно). В большинстве случаев наиболее значительное сокращение затрат в данной области достигается при перемещении производственных и складских помещений металлоторговой компании за черту города. Размещение склада в черте города чаще всего не дает металлотрейдеру дополнительных преимуществ, а вот дополнительные сложности в его работе создать вполне способно. Представим себе, что клиент решил приобрести продукцию со склада, находящегося в черте города. Преодолев значительное расстояние и потратив массу времени на пребывание в пробках и заторах (к сожалению, это наша реальность), он, скорее всего, останется недоволен подобной деловой поездкой. Будет ли заказчик постоянно совершать покупки с такого склада в будущем? Сомневаемся. Также пересмотр арендуемой площади и перемещение деятельности за черту города дают заметные преимущества торговцу металлом в виде снижения арендных и коммунальных платежей.

В том случае, если вы не арендуете площади, а обладаете собственной недвижимостью, кризис — это самое время задуматься над возможностью сдать ее в аренду. Если часть вашей недвижимости не используется, то ее аренда покроет какую-то долю издержек на содержание помещения и принесет дополнительный доход.

Значительный резерв в сокращении затрат кроется в ремонте оборудования и транспорта. Зачастую для этих целей компании содержат целый штат сотрудников. Чтобы понять, эффективны ли расходы на ремонт и обслуживание, необходимо оценить общие затраты на содержание сервисных подразделений. Если эти расходы выше, чем услуги сторонних компаний, то вывод очевиден: нужно отказаться от практики ремонта собственными силами или увеличить его эффективность за счет повышения производительности ремонтных работ.

Также в последнее время металлотрейдеры стремятся развивать дополнительные направления своего бизнеса, зачастую отдавая предпочтение металлообработке. Как мы понимаем, сложность производственных процессов в металлообработке может быть различной. Поэтому некоторые компании ограничиваются услугами по раскрою проката, в то время как другие идут дальше и стараются, к примеру, наладить производство металлоконструкций. Естественно, что результаты работы компаний в этих направлениях различны. В ряде случаев они жестко ограничиваются площадью производственных помещений, объемом инвестиций, численностью рабочих и другими подобными факторами. Тем не менее улучшить результаты деятельности дополнительных направлений вполне возможно, например путем размещения части заказов (которые вы не в силах выполнить сами) в сторонних компаниях. Если компания обладает производством по раскрою проката, это отнюдь не значит, что она способна изготовить для клиента металлоконструкцию из полученного раскроя. В то же время предоставление только услуг по раскрою не удовлетворит клиента, которому нужна готовая металлоконструкция. Декларируя ограниченный спектр дополнительных услуг, фирма теряет часть возможных заказов и, соответственно, уменьшает свои доходы.

На фоне ухудшения потребительских настроений и усиления рисков второй волны рецессии металлоторговые компании должны подходить к вопросам управления затратами обстоятельно. Основываясь на принципах эффективности затрат и долгосрочных планов развития, не лишним будет пересмотреть все затраты и выявить возможные резервы их снижения. Поверьте, в будущем вам будет тем легче конкурировать на рынке, чем в большем порядке будут затраты вашей фирмы.

Дмитрий Ткалич