Система отчетов для анализа оперативной деятельности трейдера

Руководящий персонал далеко не всегда понимает, каково текущее состояние его компании и что необходимо для эффективного принятия управленческих решений. Во многих металлоторговых компаниях с завидной регулярностью смотрят лишь на показатели объемов продаж и закупок. Немного реже оцениваются запасы товаров на складах. И лишь в последнюю очередь внимание обращается на затраты. В то же время различные отчеты, делающиеся на основании данных бухгалтерского и управленческого учета, позволяют руководству получить полное представление о финансовом положении компании. Что может быть важнее для своевременного предотвращения кризисных ситуаций?

В ходе ежедневного управления деятельностью металлоторговой компании далеко не всегда внимание уделяется ключевым аспектам ее работы. Собственно говоря, под «ключевыми аспектами деятельности» каждый из руководителей часто понимает что-то свое. Для одного это продажи, для другого — прибыльность и т. д.

Какой-либо универсальной системы отчетности не существует, и это в значительной степени оправдано. Только владея полной информацией о текущем финансовом положении в компании, можно догадаться, каким вопросам нужно уделять больше внимания. К примеру, трейдер обладает большими товарными запасами. Для их оценки и дальнейшей распродажи руководство компании должно больше внимания уделять распродажам и торговым скидкам. Но какие выводы можно сделать, когда текущее финансовое состояние «покрыто тайной» и руководство металлотрейдера имеет весьма смутное представление о положении дел в компании? Такое явление является распространенным в среде небольших металлоторговых предприятий, которые, привыкнув работать «по старинке», даже не имеют представления о том, какая информация и с какой периодичностью им нужна. Многие из них наивно возражают, что им нужны только продажи, а любая другая информация только отнимает время и не является важной. Однако количество компаний, которые думают подобным образом, с каждым годом уменьшается. Конкуренция на внутреннем рынке металлов Украины повышается, выигрывают эту борьбу только более сильные игроки. Однако стать первым в борьбе за продажи без своевременной информации о реальном положении дел в компании крайне сложно. Оперативная отчетность о компании обладает рядом преимуществ:

• Позволяет оценить текущее состояние компании.
• Дает руководству возможность принимать эффективные управленческие решения. Надежность, точность и своевременность аналитической информации во многом определяет эффективность принимаемых решений. Посудите сами, ведь на рынке металла часто можно наблюдать изменение цен. Производитель далеко не всегда информирует трейдеров об изменении котировок заранее, и это существенно ограничивает возможности трейдера. Во время повышения цен со стороны производителя трейдер должен хорошо знать, в каком состоянии находятся его собственные запасы и какова их средняя стоимость на складе. Например, производитель заявил об очередном повышении цен на швеллер. Если у трейдера имеются запасы данной продукции (которых, если судить по текущим продажам, хватит на 2–3 месяца), то, естественно, реагировать на очередное повышение цен дополнительными закупками не стоит. Или еще пример: производитель анонсирует планы по снижению стоимости арматуры. Если трейдер обладает значительным ее количеством (которое было образовано в период высокой стоимости данного проката), то стоит прибегнуть к срочной распродаже запасов арматуры. В противном случае трейдер может впоследствии понести убытки. Конечно, принимать эффективные управленческие решения можно только а том случае, если руководство обладает полной и точной информацией о собственных запасах. Это как раз и позволяет сделать надлежащим образом выстроенная система отчетов.
• На основании информации о текущем финансовом положении компании можно строить различные планы и прогнозы на будущее. В этом случае планирование не носит формальный характер, поскольку все планы будут основываться на надежной финансовой информации.

Рассматривая систему отчетов о финансовом состоянии компании, можно выделить понятия «оперативной отчетности» и «отчетности за определенный период». Оперативная отчетность составляется в текущем периоде (ежедневно, еженедельно и т. д.). Отчетность за определенный период носит, как правило, более расширенный характер и содержит подробную информацию о финансовых показателях деятельности компании.

В рамках текущей деятельности торговой компании ее руководству в первую очередь стоит обращать внимание на следующие показатели:

• Информация о денежных средствах компании (остатки, обороты денежных средств за прошедший период). Причем информацию о движении денежных средств лучше представить в разрезе отдельных счетов (касс), статей движения денежных средств или назначений платежа.

• Данные о фактических остатках товаров на складе. Для металлотрейдера особую ценность представляют данные о запасах в стоимостном и натуральном выражении. Информацию о товарных запасах можно рассматривать в нескольких представлениях: по складам, по номенклатурным группам, по товарным позициям, качеству и пр.

• Фактические продажи. При оценке активности сбыта компании важно обращать внимание на натуральные и стоимостные показатели продаж по менеджерам, номенклатурным группам, товарам, клиентам, регионам продаж, группам клиентов (например, оптовые покупатели и розничные) и пр.

• Взаиморасчеты с контрагентами. В данном случае в центре внимания должна быть дебиторская и кредиторская задолженность компании в разрезе поставщиков и покупателей, направлений бизнеса, ответственных менеджеров и пр.

• Производственная деятельность. Если компания имеет производственный цех, который оказывает услуги производственного характера (металлообработка, изготовление конструкций), то текущая информация о его работе должна содержать сведения о запасах готовой продукции и незавершенного производства, производственной себестоимости, а также прибыльности производства. Рассматривать данную информацию можно в нескольких видах: по товарной номенклатуре, группам товаров и пр.

• Прибыльность компании. В рамках текущей деятельности предприятия мы, в первую очередь, рекомендуем обращать внимание на уровень торговой наценки и валовую прибыль. Это позволит оценить эффективность работы компании за прошедший период. Показатель чистой прибыли в оперативном режиме посмотреть не всегда можно, поскольку информация относительно доходов и затрат, поступающая на предприятие, не всегда является абсолютно точной. Поэтому показатели чистой прибыли и рентабельности деятельности принято рассматривать на основании итоговой отчетности за определенный период.

Подготовка всей системы отчетов о текущей деятельности возможна только при условии, что в компании существует система учета. Непосредственно подготовку отчетности лучше всего возложить на работников финансово-экономических служб (бухгалтеров, экономистов, финансистов). Они также могут дать пояснения о текущем финансовом состоянии компании. К примеру, руководитель одной компании долго не мог понять, почему при стабильно растущих продажах компания испытывает финансовые затруднения при расчетах с поставщиками. Вовремя подоспевший бухгалтер указал на существенный рост дебиторской задолженности (значительная часть из которой была еще и просрочена). Таким образом, бухгалтер правильно оценил ситуацию, а руководство компании поставило отделу продаж задачу оперативного сбора дебиторской задолженности.

Итоговая отчетность за определенный период носит расширенный характер и содержит более глубокие сведения о финансовом положении компании. Такая отчетность может быть составлена за месяц, квартал или год. К системе сводных отчетов за определенный период можно отнести:

1. Баланс. Баланс компании наиболее полно отражает ее финансовое положение. В нем содержится информация об активах (ценности, которыми компания владеет) и источниках финансирования компании (собственные или заемные средства). Баланс является своего рода «зеркалом» финансового состояния предприятия. Для более углубленного анализа баланса можно рассмотреть расшифровки его статей:

   • расшифровку товарных запасов и запасов готовой продукции;

   • расшифровку основных средств и нематериальных активов;

   • расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности (в том числе просроченной и безнадежной);

   • расшифровку кредитов банков и пр. (по срокам, кредиторам, стоимости и пр.) и мн. др.

2. Отчет о прибыли и убытках. В нем представлена информация о доходах, расходах и прибыли предприятия. Руководствуясь этими показателями, можно оценить прибыльность и эффективность деятельности компании, ее отдельных направлений или отделов. Для углубленного анализа отчета о прибыли и убытках могут потребоваться:

   • расшифровка доходов от реализации товаров и услуг;

   • расшифровка себестоимости реализованных товаров и услуг, валовой прибыли, маржинального дохода;

   • расшифровка постоянных расходов;

   • расшифровка накладных производственных затрат и пр.

3. Отчет о движении денежных средств. В отчете раскрывается информация об основных источниках поступления денежных средств и направлениях их использования. При желании отчет о движении денежных средств можно составить в разрезе основных видов деятельности (операционной, финансовой и инвестиционной), статей поступления и расхода денежных средств и пр.

4. Отчет о собственном капитале. Данный отчет имеет первостепенное значение для собственников компании. В нем содержится информация о первоначальных вложения собственника в бизнес, степени накопления собственного капитала, нераспределенной прибыли. Когда деятельность компании прибыльна и собственник не изымает заработанную прибыль, финансовая устойчивость предприятия повышается.

Итоговые отчеты о работе компании позволяют оценить ее финансовое состояние «в общем», т. е. поверхностно. Для более глубокого анализа необходимо рассмотреть отчеты по различным аспектам деятельности (продажам, закупкам, запасам, взаиморасчетам и пр.).

Имея итоговую отчетность за несколько периодов, можно проанализировать динамику показателей по ряду сопоставимых периодов. В этом случае будет отчетливо видно влияние сезонных факторов. Например, в оперативном режиме можно рассматривать данные о постоянных затратах компании. Это позволяет оценить характер затрат и их целевое назначение. Но только сравнив затраты за ряд периодов, можно сделать однозначные выводы об их росте или снижении. Аналогичную ситуацию можно наблюдать и по продажам, запасам, дебиторской задолженности и прибыли компании.

В финансовой практике все большее распространение получает подготовка отчетности по операционным сегментам. В качестве сегмента можно рассматривать отдельные направления бизнеса, группы товаров, подразделения. В металлоторговом бизнесе, например, можно выделить сегменты металлопроката и труб, торговли и сервисных услуг. Конечно, учет по сегментам требует от компании дополнительных усилий и квалификации работников финансово-экономических служб. Но с точки зрения здравого смысла такой подход вполне оправдан. Металлотрейдер должен понимать, какие показатели (доходы, прибыль, активы) имеет каждый сегмент.

У компании может быть много сегментов. Однако не все их необходимо выделять и тем более составлять отчетность по каждому. В качестве основных сегментов выделяются те, которые обладают наиболее существенными показателями (например, те предприятия, продажи которых превышают 10 % от совокупных сбыта за определенный период).

На основании качественной отчетности о текущем финансовом положении металлотрейдеры смогут принимать более качественные управленческие решения. В существующих условиях это можно назвать конкурентным преимуществом. Своевременно информирован — значит вооружен. Осмыслив эту простую истину, трейдеры могут преуспеть в будущем.

Дмитрий Ткалич