Работая «на лету»

Проведение инвентаризации склада служит важным инструментом для обеспечения сохранности товаров и позволяет избежать возможных ошибок в учете. О необходимости инвентаризации мы уже неоднократно говорили в наших предыдущих статьях, но нужно учитывать и то, что она создает определенные неудобства для работы склада и клиентов компании (в большинстве случаев компаниям приходится приостанавливать работу склада). Однако при разумном сочетании инвентаризационных процедур этого можно избежать, от чего все только выиграют. В конечном итоге подобный вариант позволит удержать имеющихся клиентов и повысить доходы от реализации, а значит, увеличить прибыль.

В одной из наших предыдущих статей мы уже описали порядок и особенности проведения полной инвентаризации товарных запасов на складе. Это довольно простой, но в то же время очень трудоемкий и требующий длительного времени процесс. По этой причине многие торговые компании зачастую пренебрегают проведением инвентаризации на складе, а другие стремятся свести полную инвентаризацию к сугубо формальному мероприятию, что также недопустимо. В конечном счете объективные недостатки подобного проведения полной инвентаризации всегда приводят к целому ряду негативных моментов в работе компании, к которым можно отнести следующие:

• повышенная нагрузка на складской персонал;
• приостановка работы склада (иногда на весьма продолжительное время); это сказывается на взаимоотношениях с клиентами (покупателями и поставщиками компании), а значит, и на таких важных показателях, как объемы продаж, затраты, валовая и чистая прибыль;
• снижение объема продаж и других показателей деятельности (в области закупок, производства и пр.);
• длительность проведения полной инвентаризации не позволяет получать данные о фактическом наличии запасов на складе в оперативном режиме.

Все вышеперечисленные причины делают полную инвентаризацию дорогим и малодоступным «удовольствием» для любой компании, а самое главное — они не позволяют проводить ее с необходимой периодичностью. В лучшем случае инвентаризацию склада проводят раз в год (при подготовке финансовой отчетности или смене руководителя склада). Впрочем, выход все же есть: в качестве разумной альтернативы можно проводить неполную инвентаризацию товарных запасов на складе. По сравнению со своим развернутым аналогом (который всегда проводится под определенную дату), неполная инвентаризация обладает рядом преимуществ:

• затраты на инвентаризацию не сосредоточены на определенном дне или днях, а распределены по всему году; при этом возможно более оптимально планировать нагрузку на складской персонал;
• инвентаризация может выполняться во время простоя на складе, что не создает дополнительных трудностей для покупателей и поставщиков компании;
• объем затрат на проведение выборочных инвентаризаций более низкий;
• такую инвентаризацию можно «подогнать» под периоды минимальной рабочей нагрузки склада или складского персонала.

Непрерывная инвентаризация является весьма гибким инструментом проверки состояния складских запасов, поскольку может предусматривать различные варианты выбора товарных запасов для контроля. В связи с этим можно выделить несколько методов непрерывной инвентаризации:

• Инвентаризация конкретной ячейки или группы ячеек на складе. В этом случае складская ячейка блокируется, а пересчет фактического наличия запасов осуществляется только по ней.
• Инвентаризация всех ячеек, в которых находится определенная товарная позиция. Она производится в том случае, когда требуется пересчитать остаток по какой-то конкретной товарной позиции (например, для переоценки или возврата).
• Инвентаризация произвольной области склада (по всем ячейкам данной области).
• Инвентаризация только пустых ячеек, в процессе которой проводится визуальный контроль ячеек на отсутствие в них какого-либо товара. Этот метод можно считать самым простым, т. к. кладовщику необходимо просто убедиться в том, что выбранные ячейки пусты.

На практике у некоторых трейдеров в пределах одного склада имеется несколько мест хранения запасов. Например, розничная площадка и площадка для оптовых отгрузок. Если материальные ценности хранятся сразу на нескольких площадках, то необходимо, чтобы инвентаризация выбранных товаров проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбывания товаров во время проведения инвентаризации. Если возможно остановить приемку (выдачу) товаров во время инвентаризации, то это лучше сделать. Если нет, то товары, поступающие во время инвентаризации, принимаются ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Такие товары приходуются по отдельному реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись (в учете такие товары приходуются после проведения инвентаризации).

При проведении инвентаризации товары могут отпускаться материально ответственными лицами. Эти товары заносятся в отдельную опись как товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации. Данная опись оформляется аналогично описи для товаров, которые поступили во время инвентаризации. В день проведения инвентаризации не должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие очень часто не выполняется, что позволяет персоналу манипулировать учетными данными. Заведующий складом, зная количество ценностей, имевшихся в наличии в день проведения инвентаризации, может использовать различные способы искажения данных фактического пересчета.

При проведении непрерывной инвентаризации можно также выявлять залежалые и низколиквидные товары (металл с признаками значительной коррозии; обрезки; прокат различной мерности). Поскольку торговый персонал не всегда (или не в полной мере) владеет информацией о внешних характеристиках труб и проката, хранящихся на складе, и в большинстве случаев руководствуется данными о весовом остатке, выявить эти позиции можно только путем выборочной инвентаризации.

Проведение непрерывной инвентаризации имеет большое значение для сокращения случаев хищения товарных запасов. Кражи и хищения не всегда возможно выявить оперативно. Ожидать полной инвентаризации в этом случае бессмысленно. Ее результаты могут оказаться плачевными (тем более в том случае, если она проводится раз в год). Трейдерам необходимо принимать все возможные меры по устранению причин и условий, вызывающих хищение товаров. Первый шаг в этом направлении состоит в постоянных проверках наличия товара не только в установленные интервалы времени (ежеквартально, ежегодно), но и периодически в различные дни.

Выборочные проверки особо ценных товаров (например, нержавеющего проката) выявляют потери, произошедшие в результате кражи. При обнаружении случаев хищений необходимо тщательно проанализировать условия хранения товара и ужесточить контроль над их учётом. Для этих целей непрерывная инвентаризация также оказывается весьма полезной.

Для эффективного проведения непрерывной инвентаризации запасов одного желания компании недостаточно. Если исходить из возможных вариантов проверки (контроля) состояния запасов, то можно выделить несколько аспектов, которые повышают успех непрерывной инвентаризации и делают ее проведение эффективным:

• автоматизация учета складских операций позволяет вести оперативный учет складских операций и остатков, а также упрощает проведение инвентаризации;
• складские запасы по номенклатурным позициям должны храниться в отдельных ячейках; в данном случае можно использовать как динамический, так и статический способ адресного хранения; это обеспечит возможность проведения инвентаризации в короткие сроки;
• разбивка склада на отдельные зоны также облегчит работу складскому персоналу при проведении инвентаризации.

Соблюдая вышеперечисленные условия, вы обеспечите половину успеха, как минимум.

Чем же может быть полезен метод выборочной инвентаризации для металлоторговой компании? Давайте подумаем вместе. У средней металлоторговой компании в прайсе имеется порядка 10–15 групп товаров (арматура, балка, швеллер и т. д.). Каждая группа товаров содержит в среднем 30–40 номенклатурных позиций (в зависимости от типоразмеров, марок сталей и прочих характеристик). Таким образом, в прайсе трейдера теоретически может содержаться от 300 до 600 номенклатурных позиций. И это только металлопродукция, без учета многочисленных сопутствующих товаров (метизы, строительные материалы и т. д.). Естественно, на складе средней металлоторговой компании имеются не все данные позиции. Даже если у такого трейдера и есть обширный запас, то существенным (больше 5 тонн.) он будет лишь по 20 % номенклатурных позиций. Не верите? Подсчитайте сами и вы убедитесь в справедливости наших суждений. Но вернемся к непрерывной инвентаризации. Если из наиболее широкого предложения (600 номенклатурных позиций) ежедневно (в рабочие дни) проводить инвентаризацию по 10 позициям, то в течение года можно проверить около 2600 позиций. Если же из этого перечня взять наиболее ходовые позиции (20 % от 2600), то ежегодно можно проводить непрерывную инвентаризацию наиболее приобретаемых товаров до 20 раз в год. К тому же постоянное проведение непрерывной инвентаризации позволяет исправить множество ошибок складского учета, что ускоряет последующее проведение полной инвентаризации.

Работа в буквальном смысле «на лету» для трейдеров более чем актуальна. При ограниченном потоке клиентов остановка работы склада (которая неизбежна при проведении непрерывной инвентаризации) очень болезненна для любой торговой компании. В то же время в условиях избыточного предложения и высокой конкуренции на рынке очень малое число клиентов соглашается ждать. Только непрерывная инвентаризация может свести воедино две важные задачи: обеспечить сохранность запасов и избежать остановки работы склада.

Дмитрий Ткалич