Поведение персонала и должностных лиц при проверках правоохранительными и контролирующими органами

Проверки, проводимые различными контролирующими органами, многие предприниматели сравнивают со стихийным бедствием. С одной стороны, накатившийся вал проверяющих действительно может быть похож на стихию – в Украине проверки могут осуществлять 27 (!) государственных органов.

С другой – стихийные бедствия относятся к ситуациям непредвиденным, форс-мажорным, а вот проверки надо предвидеть, ожидать и соответствующим образом загодя к ним готовиться. Тогда предприниматель сможет играть в них достойную роль – конечно, не бесшабашного морского волка, которому проверочное море по колено, но уже и не растерянной Муму с камнем некомплектной документации на шее.

«Как именно готовиться к предстоящей проверке является личным делом  руководителя (режим, интенсивность и характер тренингов обычно носят индивидуальный характер), но основные этапы подготовки остаются, как правило, неизменными, – говорит Людмила Игоревна Орлова, специалист по вопросам кадровой безопасности Общественной организации «Клуба сотрудников служб безопасности негосударственных организаций» и сайта «Долговая яма». – Обычный алгоритм действий тут такой:

• в зависимости от характера деятельности Вашей фирмы составьте список контролирующих органов с указанием их адресов и контактных телефонов, набросайте для себя список возможных проверок;
• подумайте, что может заинтересовать каждую из перечисленных в Вашем списке структур и определите перечень документов, необходимых для предъявления проверяющим;
• с учетом характера проверки и вида контролирующего органа определите место и способы хранения проверяемых документов, а также – решите, какие носители Вы будете использовать для хранения конфиденциальной информации;
• проведите ревизию документов, которые могут быть затребованы в ходе проверки, на их соответствие требованиям действующего законодательства и нормативных актов, регулирующих деятельность хозяйствующих субъектов;
• назначьте ответственных (уполномоченных) за предоставление конфиденциальной информации проверяющим лицам и порядок их работы с проверяющими;
• определите круг лиц, требующих «подстраховки» во время проверки;
• подготовьте журнал учета проверок;
• проверьте на соответствие разработанному кризисному плану локальные нормативные документы («Правила внутреннего распорядка», «Должностные инструкции», «Положения о коммерческой тайне и конфиденциальной информации» и пр.);
• составьте инструкции, алгоритмы поведения и памятки для всех категорий сотрудников, уполномоченных  общаться с проверяющими, после чего отработайте их с людьми «вживую»;
• найдите доверенного юриста».

Теперь рассмотрим противостоящую Вам сторону – игроков чужой, проверяющей команды. Как и Вы, они обязаны соблюдать определенные правила игры, нарушение которых может привести к «дисквалификации» игрока или «досрочному выводу его с поля». Но так как идеальных людей не бывает, проверяющие склонны совершать ошибки в не меньшей степени, чем каждый из нас. Каждый такой промах (если он зафиксирован) – очко в вашу пользу, поэтому необходимо четко знать, чего проверяющий делать не должен. К наиболее частым нарушениям со стороны проверяющих органов относится:

• изъятие документов по финансово-хозяйственной деятельности организации, которые не требуются для проверки поступившей в органы внутренних дел информации или для расследования уголовного дела;
• изъятие оригиналов документов при имеющейся возможности изготовить на месте их копии;
• необоснованное изъятие всех компьютеров, даже если на них установлено лицензионное программное обеспечение и хранящаяся на них информация не имеет отношения к финансово-хозяйственной деятельности организации;
• проведение мероприятий одновременно в нескольких кабинетах организации без присутствия двух понятых в каждом месте проверки,
• использование служебного положения в личных интересах;
• трактовка законодательства исключительно в пользу проверяющих;
• принуждения предпринимателей к перечислению средств в различные фонды и организации;
• проверки субъектов предпринимательской деятельности без соответствующих разрешений, по собственной инициативе;
• превышение допустимой частоты проверок.

Готовясь к визиту представителей контролирующих органов, помните, что характерной особенностью игры противостоящей Вам команды будет психологический прессинг (навыки того, как можно эффективнее использовать этот «конек», проверяющие тренируют постоянно). Поэтому откажитесь от иллюзий, что с вами будут обходительны и корректны, что вас поймут и пожалеют! Этого не будет. Чтобы противостоять психологическому давлению проверяющих, вырабатывайте навыки психологической саморегуляции, поддерживающих состояние уверенности и самоуважения.

Воспитывая самообладание, откажитесь от иллюзии, что сверхконтроль своих движений и речи сделает Вас неуязвимым суперменом – показное демонстрирование «несгибаемости» такого рода, скорее всего, только добавит азарта проверяющим. Оптимальным вариантом тут будет контроль над своим голосом – он должен быть ровным, твердым и уверенным (или хотя бы уж не заискивающим).

Помните, что проверяющий не может быть знаком с вашим обычным темпом и стилем речи. Используйте это в свою пользу: говоря – не спешите, паузы делайте чуть длиннее, чем обычно. Это успокаивает, дает время подумать, снижает риск «ляпнуть» что-то не то. Ровность изложения и спокойные интонации позволят поддерживать более комфортный для себя темп общения.

Не спешите отвечать сразу на все поставленные вопросы, но никогда и ни в коем случае не отказывайтесь от этого открыто, не увиливайте и не лгите. Вместо прямого отказа давать информацию в любом случае используйте формулировки «не хочу вводить в заблуждение», «не в моей компетенции», «я давал подпись о неразглашении коммерческой тайны»,«не помню точно», «мне необходимо вспомнить». Не забывайте, что действующим законодательством  ответственность предусмотрена запредоставление ложных показаний, но за плохую память вас никто наказать не в праве!

Избегайте типичной ошибки не особо сильного в тонкостях юриспруденции предпринимателя. Запомните: руководителю, даже категорически несогласному с результатами проверки, все-таки лучше подписать составленные акты. Хотя подписание (или неподписание) документов для правовой оценки результатов проверки решающего значения не имеет, суд при установлении факта необоснованного отказа подписания каких-либо документов оценит это, скорее всего, негативно. Другое дело, что подписывать акты проверки нужно правильно.

Если Вы по каким-либо причинам не согласны с документом, который составил проверяющий, рядом со своей подписью сделайте пометку «не согласен» (или «возражаю»). Не стремитесь выражать свое несогласие более конкретно, чтобы вашу позицию по этому вопросу впоследствии можно было скорректировать с юристом (он более компетентен в подобных вопросах).  Проверяющему можете пояснить, что из-за волнения (как вариант – плохого самочувствия) Вы не можете четко сформулировать свое несогласие и дадите объяснения по этому поводу позже.

Относитесь к подписанию актов самым бдительным образом – проверяющий тоже человек и вполне способен в чем-либо ошибаться. Ради своего блага Вы обязаны не просто «ознакомиться» с актом проверки, а спокойно и внимательно прочесть весь документ. Чтобы чего-нибудь не пропустить, лучше делайте это не спеша (у вас болит голова, и Вы сейчас не можете читать быстрее), как бы Вас не торопили и не требовали «просто поставить подпись, а изучать потом». Никогда не оставляйте в документах незаполненных граф!

Фиксируйте все действия проверяющих на вашей территории: что смотрели, с кем разговаривали, чем интересовались, какую информацию получали, и особо – в чем они допустили промахи, превысили полномочия или даже нарушили закон. Это поможет вам и вашему юристу избрать оптимальную линию защиты и нападения.

Если вам кажется, что какие-то требования или действия проверяющих незаконны, то их можно и нужно оспаривать. Но поскольку тут вы будете вынуждены вести игру по чужим правилам на «незнакомом поле», сделать это необходимо на высоком уровне – юридически грамотно, не вступая в конфронтацию. Тут в дело лучше всего вступить вашим наемным профи-легионерам в виде юриста или адвоката. В любом случае, детально обговаривайте с ними все предстоящие действия и действуйте только с их подачи.

Добавим, что если Вы абсолютно уверены в том, что проверяющие нарушают ваши законные права, Вы имеете полное право вызвать наряд милиции.  Но эта уверенность, повторим, должна быть абсолютной и прибегать к таким мерам стоит только в самом крайнем, исключительном случае.

Игорь Усатый