Постановка системы учета затрат в металлоторговой компании. Часть I

Учет затрат является сегодня одной из важнейших текущих задач в управлении любым предприятием. И сфера торговли металлом не является исключением. Добавим, что необходимость качественного и своевременного учета затрат связана далеко не только с кризисными явлениями, которые в той или иной степени сегодня наблюдаются в нашей экономике. Хотя и они, конечно, способствовали росту внимания менеджеров всех уровней к проблеме затрат.

Роль затрат в формировании прибыли компании можно показать на условном примере. Допустим, предприятие работает с рентабельностью в 20 %. Увеличить свою прибыль оно может двумя путями: сокращением издержек (в данном случае речь идет о повышении рентабельности) или увеличением доходов от продажи. Получается, что для увеличения прибыли на 5 % компания может либо уменьшить затраты на 5 %, либо увеличить продажи на 25 %. Даже не вдаваясь в конкретику деятельности предприятия, очевидно, что увеличить продажи на 25 % будет куда более сложно, нежели сократить издержки на 5 %. Из приведенного примера можно сделать вывод, что система управления затратами является жизненно необходимой составляющей для успешной работы любой компаний. Но для того, чтобы она заработала, потребуется наладить систему учета затрат на предприятии, а необходимость этого шага признают далеко не все. Большинство бизнесменов думают, что свой бизнес они знают досконально и смогут (при необходимости) «поджать гайки» в нужных местах, чтобы не допустить бесконтрольного сползания бизнеса в «пучину убытков».

На начальном этапе постановки учета затрат в компании необходимо определить источники информации о затратах компании. Это позволит получать достоверные данные о затратах компании на сбыт продукции, содержание подразделений, а также на выполнение различных бизнес-процессов. В качестве таких источников могут использоваться бухгалтерские документы, выписки из банка, внутренние документы компании и пр. Определив основные источники информации о затратах компании, можно перейти к этапу группировки расходов по основным статьям. Аналитический учет затрат по отдельным статьям позволит в дальнейшем облегчить проведение их анализа, а обобщенные данные по расходам улучшат представление о принципах работы тех подразделениях или направлениях бизнеса, которые провоцируют отток экономических ресурсов с предприятия. В финансовой практике статьи затрат можно группировать по следующим основным признакам:

• 1. По экономическим элементам
  Группировка затрат по экономическим элементам необходима для того, чтобы определить, какие именно ресурсы израсходованы и каков удельный вес видов затрат в их общей сумме. В качестве примера можно назвать такие основные затраты, как:
  • заработная плата сотрудников;
  • рекламные расходы;
  • оплата аренды и пр.
• 2. По функции затрат
  Такая классификация позволяет проанализировать, на какие цели расходуются ресурсы компании. Перечень функциональных статей может составляться самим предприятием или основываться на регламентных требованиях бухгалтерского учета. В качестве примеров группировки можно выделить административные расходы, операционные расходы и пр.
• 3. По местам возникновения (центрам учета)
  Для анализа эффективности содержания того или иного подразделения используется группировка затрат по местам возникновения. В ее рамках затраты относят к тем подразделениям компании, где ресурсы были использованы. Как правило, группировка по местам возникновения затрат строится в соответствии с организационной или финансовой структурой компании. В металлоторговле самостоятельными подразделениями могут быть склад, управление продаж, отдел снабжения, отдел транспорта и логистики и пр.
• 4. По процессам
  В данном случае затраты группируются по основным процессам в бизнесе, к которым относятся продвижение и сбыт, хранение, логистика и транспортировка, управление и пр.

Для наглядности, мы попробовали провести параллели между основными статьями затрат в компании, сгруппировав их на основании выше приведенных классификаций:

Табл. 1. Классификация затрат по различным признакам

После группировки расходов компания должна выбрать метод учета затрат. В этом вопросе следует принимать во внимание специфику бизнеса (есть она, конечно же, и в металлоторговле). Давайте будем рассуждать вместе. Все затраты металлоторговой компании условно можно разделить на постоянные и переменные. Это условное разделение имеет принципиальное значение для дальнейшего планирования расходов, оценки объемов продаж и ценообразования в металлоторговой компании.

Постоянные затраты имеют свойство оставаться стабильными на продолжении длительного периода времени. К таковым можно отнести аренду, коммунальные платежи, административные расходы и пр. В бизнесе по торговле металлом таких расходов большинство.

К переменным затратам относятся расходы, которые имеют свойство меняться с изменением объемов проданной продукции. К ним можно отнести затраты на транспортировку, непрямые налоги с продаж, бонусы с реализованной продукции. Затраты основного персонала (по снабжению и сбыту), как правило, также переменны, поскольку зависят от объема реализованной продукции.

Следовательно, для металлоторговых компаний учет затрат необходимо проводить на основании метода «директ-костинга». Он основывается на определении маржинального дохода по определенной группе товара или структурному подразделению. Учитывая, что в деятельности сбыта металлоторговой компании большинство товаров однородны и имеют сопоставимые переменные затраты (на доставку и хранение), маржинальный доход на тонну реализованной продукции будет приблизительно равен. Из метода «директ-костинг» вытекает основное правило управления затратами: для того, чтобы прибыль предприятия стала максимальной, нужно увеличивать объемы продаж той продукции, у которой маржинальный доход на единицу ограниченного ресурса наибольший. Пример расчета маржинальной прибыли для металлоторговой компании рассмотрим ниже.

Табл. 2. Расчет маржинальной прибыли по системе «директ-костинг»

В нашем примере видно, что предприятию выгоднее реализовывать арматурный прокат. Маржинальный доход на тонну реализованной продукции в этом случае выше. А как же постоянные издержки, спросите вы? Ведь содержание складов, офисов, административного и обслуживающего персонала может вылиться в круглую сумму. Для этого и нужна валовая прибыль (как валовый маржинальный доход с общего объема реализации), размеров которой должно быть достаточно для покрытия всех постоянных издержек. При использовании метода «директ-костинг» в товарном ассортименте компании предпочтение отдается позициям с самым высоким маржинальным доходом на единицу реализованной продукции. Покрытие постоянных затрат в этом случае обеспечивается возросшим объемом реализации.

При использовании метода также просчитывается безубыточный объем продаж. Он показывает минимально возможный объем продаж, который в состоянии покрыть все постоянные издержки. Каждая дополнительная единица реализованной продукции (сверх безубыточного объема) позволяет компании зарабатывать дополнительную прибыль. Этот метод на практике оказывается довольно действенным, ведь компания может рассчитать минимально возможный объем продаж, ниже которого просто не может существовать.

Во многих производственных компаниях широко распространен метод учета затрат по нормативам (нормативный метод). Суть его состоит в том, что все производственные процессы компании нормируются, и под каждый из них отводится свой норматив по затратам. Превышение фактических затрат над нормативом переносится на виновных лиц (допустивших сверхнормативные расходы) или издержки компании. В металлоторговом бизнесе подобный подход также может быть применен в отношении переменных издержек на тонну реализованной продукции (через контроль удельных переменных затраты). Нормировать можно следующие затраты:

• 1. Удельные затраты на тонну перевозимой продукции
  В этом случае отдел, отвечающий за логистику в компании, может быть поставлен «в рамки» по расходам на перевозку грузов. Планируя перевозки заранее и используя обязательные требования к минимальному объему партии и привлечению сопутствующих грузов, Вы сможете минимизировать удельные переменные затраты.
• 2. Удельные непрямые налоги от продаж
  В данном случае речь идет об НДС и различных формах налогов с оборота (единый налог как процент с продаж и пр.).
• 3. Затраты на ответственное хранение
  Возникают, если плата за ответственное хранение взимается за единицу хранимой продукции.

Как мы видим, применение нормативного метода действительно позволяет своевременно и эффективно контролировать переменные затраты.

Мы с вами рассмотрели наиболее простой вариант оценки затрат (по методу «директ-костинг»). Вы увидели, как он используется для оценки затрат компании в целом. Однако на практике компании могут принадлежать несколько удаленных структурных подразделений, занимающихся сбытом продукции. Это могут быть как филиалы, так и самостоятельные компании, которые осуществляют свою деятельность на других (отличных от основного предприятия) территориях. Вопрос учета затрат в разрезе структурных подразделений, а также распределение затрат вспомогательных подразделений, будет рассмотрен нами одной из следующих статей.

Дмитрий Ткалич