Гонка за победу

Государственные учреждения и многие крупные компании в последние годы массово переходят при осуществлении своих закупок на проведение тендерных торгов. Многие из металлотрейдеров-поставшиков уже успели оценить всю сложность подобных процедур. Здесь и необходимость приобретения тендерной документации (зачастую дорогостоящей), и подготовка документов для участия в тендере, и получение различных справок и разрешений... Исходя из этого, мы постараемся привести некоторые рекомендации, которые могут существенно укрепить ваши шансы на выигрыш тендерной «гонки за победу».
Практика проведения тендеров при закупке товаров в настоящий момент распространена очень широко. Для предприятий государственного сектора проведение тендера является обязательной процедурой при осуществлении закупок. Не отстают от них и крупные частные компании, для которых проведение тендеров также становится все более привычным делом. Тендеры стали сегодня важным инструментом в арсенале покупателя, и металлотрейдерам в любом случае приходится с этим считаться.

Независимо от количества участников тендерных торгов победитель может быть лишь один. Это, пожалуй, наиболее неприятный момент для их участников. В то же время победителю открываются радужные перспективы, среди которых можно отметить возможность разовых поставок, возможность поставок на постоянной основе, первоочередное право на участие в повторных торгах и, конечно же, опыт и положительные отзывы покупателя.

Процедура проведения тендерных торгов для государственных и частных компаний значительно разнится. Вернее, для государственных компаний процедура проведения тендеров регламентирована Законом Украины «Об осуществлении государственных закупок», который содержит ряд жестких требований относительно организации и проведения тендерных торгов, допуска участников к тендеру и гарантий исполнения результатов тендера всеми участниками. Частные компании, в отличие от государственных, более свободны в своих действиях, а потому содержание основных тендерных процедур (порядок проведения, допуск участников, требования и пр.) определяется ими индивидуально.

На первый взгляд может показаться, что участие в тендере частной компании — более легкое занятие, но это не совсем так. Тем не менее, некоторые моменты при проведении тендеров в подобных компаниях действительно упрощены (например, получение сведений о руководящих органах управления поставщика), а другие и вовсе упразднены за ненадобностью (например, требование о предоставлении банковской гарантии). Все это создает заинтересованность у множества потенциальных поставщиков.

В условиях высокой конкуренции поставщику бывает сложно жестко выдержать все условия тендера (ценовые, условия, касающиеся качества и сроков поставки и пр.), поэтому особое значение здесь приобретают ключевые моменты. Рассматривая их, мы остановимся лишь на основных требованиях при осуществлении государственных закупок. Прежде всего, к ним можно отнести следующие:

• Прохождение обязательной процедуры отбора участников (если таковая имеется) и составление заявки на участие в тендере

  Допуск участников является важнейшим моментом для любого поставщика, который пожелал участвовать в тендере. Организатор тендера, напротив, прописав специфические (а порой и вовсе уникальные) квалификационные требования для участников тендера, может существенно ограничить конкуренцию в торгах или подвести к ним дружественную для себя компанию. Вы, наверное, не раз были свидетелями того, как по отношению к участникам выдвигались определенные требования к финансовому состоянию поставщика. Не пройдя специальные отбор по степени достаточности собственного капитала или размера оборотных активов, компания теряла шанс на участие в тендере. Конечно, финансовое положение поставщика имеет значение, нельзя допускать к участию в тендере потенциального банкрота, который способен поставить под угрозу возможность дальнейшей поставки. Но в идеале критерии финансовой состоятельности должны быть здравыми, а не направленными на искусственное сокращение количества участников.

• Приобретение пакета тендерной документации

  Хотя законодательством определено, что тендерная документация участникам предоставляется на бесплатной основе, государственные структуры (под видом различных консультационных услуг) стремятся взыскать с каждого участника сумму, эквивалентную 1–5 % от стоимости тендера.

• Подтверждение финансовой состоятельности поставщика путем предоставления банковской гарантии

  Это требование является обязательным и также создает неудобства поставщику. Во-первых, ему придется сформировать обеспечение под банковскую гарантию, для чего необходимо «заморозить» оборотные средства на продолжительное время (иногда до 90 дней). Во-вторых, гарантия банка предоставляется на платной основе (от 8 до 15 % годовых), что также приводит к дополнительным расходам участника.

Эти важные процедуры являются обязательными для всех государственных предприятий при проведении тендера.

Хотя цена услуг или товара, предложенная потенциальным поставщиком, также играет важную роль, но в конечном итоге успех участника тендера во многом определяется его возможностью удовлетворить требования, выдвинутые в тендерной документации. Именно она содержит документы, которые определяют условия конкурса и особенности будущего договора на поставку.

Как правило, в тендерную документацию входят техническая и коммерческая части. Техническая часть содержит основные условия будущего договора. В ней содержится описание и общая информация о предмете торгов, информационные материалы для поставщиков, в которых указывается порядок подготовки и подачи конкурсных заявок. В технической части обязательно находятся требования к предмету торгов (наименование продукции, объем и графики поставок, ссылки на стандарты, а также технические условия).

Коммерческая часть является не менее важной, поскольку содержит возможные варианты формирования цены на товары, условия и графики оплаты, а также прочие существенные моменты (например, банковские гарантии на выполнение условий тендерного предложения со стороны заказчика, страхование по различным видам рисков и т. п.).

Степень успешности участия в тендере определяется опытом и финансовыми возможностями компании, но мы отнюдь не хотим сказать, что молодая и малоизвестная компания будет обязательно обречена на провал. Более того, дальнейшие рекомендации наверняка будут знакомы опытным участникам торгов, однако окажутся весьма полезными для более молодых, но не менее амбициозных компаний/

• Приступая к участию в тендере, оцените наличие реальных возможностей вашей компании. При этом помните, что даже если заявленная в тендере продукция и может быть вами поставлена без проблем (товар имеется на складе или существуют стабильные отношения с производителем данной продукции), то это далеко не всегда еще 100 % возможность участвовать в тендере. Обратите внимание на график погашения долгов заказчиком. Вполне возможно, что по условиям тендера клиентом будет затребована такая продолжительность отсрочки платежа, которую вы не можете добиться у производителя, а за счет собственных финансовых ресурсов обеспечить ее не получается. Также к дополнительным затратам при участии в тендере, как уже упоминалось, можно отнести приобретение тендерной документации, оплату банковской гарантии или страхового платежа. Советуем убедиться в том, что возможные затраты подобного плана не сведут предполагаемую выгоду от будущих поставок к абсолютному минимуму.
• Большое значение имеют технико-эксплуатационные требования к продукции. Специфика металлопродукции предполагает различные марки сталей, типовые размеры и наличие товарного вида у проката. От этого часто зависит возможность дальнейшего использования металлопродукции. Поэтому предъявляемые к ней требования должны полностью учитываться. Замена одной позиции на другую возможна только в том случае, если такая возможность прямо указана в тендерном предложении, но даже в этом случае поставщик, предложивший альтернативный вариант, будет выглядеть «менее убедительно».
• В вопросе расценок возможных альтернатив быть не может. Здесь выигрыш будет на стороне поставщика, предложившего наиболее низкую цену. Поэтому компании, объявившие тендер, даже рассматривая возможность поставок со стороны «дружественного» поставщика, стараются провести переговоры со всеми участниками конкурса. Предварительный мониторинг цен поставщиков позволяет предварительно отсеять «неудобных» участников и облегчить выигрыш дружественной компании. Кроме этого, предварительный мониторинг цен поможет установить нижний предел возможных цен поставки.

Чтобы избежать подобных неудобств, мы рекомендуем при любых попытках предварительного мониторинга (запрос прайс-листов, переговоры) предоставлять несколько завышенные цены. Реальные цены предоставляйте на тендере.

• Обращайте внимание на малейшие нюансы тендерной документации. На практике можно часто встретить случаи, когда компания фактически считается выигравшей тендер (предложив самую низкую цену в соответствии с условиями), но в реальности таковой не становится. Камнем преткновения могут стать абсолютно формальные требования (например, вы забыли предоставить справку об отсутствии задолженности компании перед бюджетом или банковские данные о наличии счетов). В подобных случаях организатор тендера вправе отказать реальному победителю тендера и объявить выигравшей другую компанию. Поэтому рекомендуем крайне внимательно относиться ко всем формальным моментам тендерной документации и привлекать к подготовке документов только компетентных сотрудников.
• Человеческий фактор также находится в числе основополагающих. Компетентность сотрудников поставщика и степень благосклонности членов тендерного комитета всегда имеет большое значение, часто играя ключевую роль в определении победителя. Мы, конечно же, ни в коем случае не призываем поставщиков к подкупу членов тендерного комитета, нельзя забывать о том, что существуют и так называемые «непрямые методы» материального стимулирования (поздравления или подарки к знаменательным датам и т. п.), которые могут облегчить вам путь к победе.

Данные рекомендации можно считать наиболее распространёнными способами в достижении успеха в тендере. Все они прошли апробирование практикой и доказали свою состоятельность. Вполне возможно, что у опытного читателя найдется еще ряд действенных, собственных способов успешного участия в тендере. Поэтому не ограничивайтесь вышеперечисленным, а лишь используйте его в качестве основы для наработки собственного «багажа». При этом не расценивайте тендер в качестве непреодолимого барьера, а выигрыш в нем, как недостижимую цель. Стремитесь к успеху, и результат в конце концов вас не разочарует.

Дмитрий Ткалич