Бессмысленная копия

Современную деловую жизнь сложно представить без технических средств копирования и воспроизведения документов. Использование копий настолько удобно и практично, что мы иногда сомневаемся в необходимости создания самих деловых бумаг и их предоставления в оригинальном бумажном виде. В то же время использование копий (накладных, договоров, деловой переписки) содержит в себе массу «юридических тонкостей». Игнорирование самых простых правил создания документа или его копии может принести Вам массу неприятностей в будущем. По этой причине стоит позаботиться о юридической силе договора и соблюдении его ключевых признаков еще в момент создания. Любой документ обладает определённым набором признаков. Таковыми являются:

• Существование автора
  Под автором понимается физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
• Наличие наименования
  Например: договор, приказ, справка, заявление и т.д.; с помощью этого признака мы получаем общее представление о документе и его юридической значимости.
• Наличие даты (зафиксированного в документе времени его создания)
  С помощью даты мы можем оценить документ с позиции возникновения, изменения и прекращения тех отношений, которые регламентированы документом. Например, дата расходной накладной на отпуск ТМЦ со склада говорит нам о факте отгрузки на адрес покупателя товара и, соответственно, приводит к увеличению задолженности клиента (в случае отсрочки платежа) или наоборот уменьшению задолженности предприятия (при наличии авансовой предоплаты). Эта же дата служит основанием для включения суммы реализации в налоговые обязательства по НДС и валовых доходов (при налогообложении прибыли).
• Удостоверение, подтверждающее подлинность документа
  В качестве удостоверения может служить подпись, печать и т.д. Этот признак является одним из важнейших, поскольку его игнорирование может послужить основанием для признания недействительности документа. Например, договор, подписанный неуполномоченным лицом, может быть признан недействительным (с превышением полномочий подписывающим лицом), в результате чего договор утратит свою силу.

Все рассмотренные признаки документа придают ему необходимое правовое влияние. Вместе с этим следует помнить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения ряда других условий. К ним относятся следующие:

• Требования действующего законодательства
  Например, действующее законодательство требует при осуществлении купли-продажи недвижимости заключать договор в письменной форме с нотариальным заверением. Выполнение требований законодательства придает документу характер обязательного и бесспорного для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия.
• Права и обязанности автора, издавшего документ
  Компетентным считается лишь то лицо, которое обладает всеми необходимыми правами и обязанностями. Документ, выданный некомпетентным или не уполномоченным на то автором, не будет считаться законным.

Как видим, копия документа обладает всеми необходимыми признаками самого документа, поскольку в полной мере воспроизводит его ключевые признаки. Но все ли так просто? Какие неприятности могут Вас постигнуть при дальнейшем использовании копий документов? Ответ на этот вопрос зависит от того, копию с какого документа вы будете использовать.

Как показывает практика, наибольшие риски при использовании копий документов возникают при заключении договоров (купли-продажи, аренды, экспедирования и перевозки грузов, ответственного хранения и пр.) и при оформлении первичных документов (накладные, счета-фактуры, спецификации, кассовые документы).

Начнем с договоров. К форме договора предъявляются те же требования, что и к любой форме сделки (договор ─ это двух- или многосторонняя сделка). В статье 205 Гражданского кодекса Украины говорится о том, что сделка может совершаться устно или в письменной форме. Стороны имеют право избирать форму сделки, если иное не установлено законом. Устно могут совершаться сделки, которые полностью исполняются сторонами в момент их совершения, за исключением сделок, подлежащих нотариальному удостоверению или государственной регистрации, а также сделок, для которых несоблюдение письменной формы влечет их недействительность. Сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах, в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны. Если воля сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или другого технического средства связи, то сделка также считается совершенной в письменной форме. Таким образом, действующее законодательство признает копии договоров (переданных с помощью телетайпного, электронного или другого технического средства связи) как сделку, совершенную в письменной форме. В статье 208 кодекса приводится перечень случаев, при которых сделки следует в обязательном порядке совершать в письменной форме:

• сделки между юридическими лицами
  (кроме сделок, которые полностью исполняются сторонами в момент их совершения);
• сделки между физическим и юридическим лицом
  (кроме сделок, которые полностью исполняются сторонами в момент их совершения);
• сделки физических лиц между собой на сумму, превышающую в двадцать и более раз необлагаемый налогом минимум доходов граждан
  (сегодня сумма сделки должна превышать 340 грн).

Требование законодателя к письменной форме отдельных сделок неслучайно: в большинстве случаем именно эти сделки служат предметом споров в судах и без документирования условий сделок принять судебное решение в чью-либо пользу весьма проблематично. Однако и в этом правиле есть исключения. В большинстве случаев несоблюдение простой письменной формы договора само по себе не приводит к его недействительности. А значит, такой договор будет действителен, если иное решение не будет принято в судебном порядке. Главная проблема для суда (при несоблюдении письменной формы договора) состоит в сужении круга возможных доказательств, предоставляемых сторонами. В этом случае решение суда не может основываться только на показаниях свидетелей. Если одна из сторон отрицает факт совершения сделки (или оспаривает отдельные части договора), то считается целесообразным использовать письменные доказательства (деловая переписка, коммерческие предложения, заявки), средства аудио и видеозаписи. Понятно, что наличие письменных доказательств заключения договора упрощает положение сторон в случае возникновения между ними споров.

В отдельных случаях законодательством прямо указано на недействительность договора в случае несоблюдения обязательной письменной формы. Это относится к договорам:

• об обеспечении обязательства (к ним относят договор неустойки, поручительства, гарантии, залога, задатка);
• страхования;
• кредитным и договорам банковского вклада;
• о распоряжении имущественными правами интеллектуальной собственности;
• коммерческой концессии.

Действительность договора (при несоблюдении требований о его письменной форме) может быть произведена через суд. Если договор заключен устно и одна из сторон совершила действие, а вторая сторона подтвердила его совершение, такая сделка в случае спора может быть признана судом действительной.

Общие требования к форме договора должны соблюдаться и при изменении или расторжении договора. Для договоров, которые по требованию законодательства должны быть заключены в письменной форме, внесение изменений (путем дополнительного соглашения) также должно быть осуществлено в письменной форме.

Заключать договор путем обмена документами, в том числе и по факсу, позволяет пункт статьи 207 Гражданского кодекса. На практике это выглядит примерно так: одна сторона подписывает договор, ставит на него печать и отправляет его другой стороне по факсу. Другая сторона подписывает полученный договор, ставит печать и так же по факсу возвращает обратно. В итоге у каждой из сторон есть обоюдно подписанный договор. Еще на стадии составления такого договора в нем необходимо указать, что, будучи переданным по факсу, он сам и все соглашения к нему имеют юридическую силу. Подобная практика часто бывает весьма удобной как для вас, так и для ваших бизнес-партнеров. Но нужно помнить, что заключение договора по факсу может в будущем иметь и негативные последствия. Например:

• при возникновении разногласий с деловым партнером, он может предъявить судьям договор несколько иного содержания
  (в этом случае суду предстоит решить, кто из вас подделал договор; исходя из личного опыта и известного всем уровня «справедливости» отечественного судейства, заверяем вас ─ это будет совсем не так уж просто);
• Ваш партнер может полностью отрицать факт получения факсового документа
  (это значит, что Ваши требования к нему становятся бессмысленным, если суд не решит иначе).

И все же, если вы решили заключить договор в письменной форме, помните, что он имеет силу до тех пор, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством (согласно гражданскому законодательству) нужна его идентификация. Для этого в реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название отправителя. Те же данные необходимо обязательно фиксировать на факсимильной копии, что позволит точно определить время и отправителя документа.

В отношении первичных бухгалтерских и налоговых документов (накладных, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, актов) законодательством не предусмотрены требования их обязательного оформления в бумажном и письменном виде. Однако, как показывает опыт, при проведении налоговых проверок или подтверждении фактов отгрузки продукции запрашиваются именно оригиналы. Поэтому лучше иметь в наличии именно их.

Не будет лишним и использование оригиналов первичных документов судебных органов. Хотя использование копий первичных бухгалтерских и налоговых документов не запрещено, лучше прибегать к их использованию лишь в крайних случаях.

Напоследок особо подчеркнем, что, хотя технические возможности в использовании копий за последние годы заметно повысились, судебная и правоприменительная практика не один раз доказала, что самая лучшая защита в спорах ─ надлежащим образом оформленный оригинал документа.

Дмитрий Ткалич